Накладные расходы на содержание бухгалтерии

Основные виды накладных расходов, связанных с бухгалтерским учетом, можно отнести к следующим видам:

1. Расходы на компьютерное оборудование.
2. Расходы на программное обеспечение
3. Расходы на штат вспомогательных сотрудников.
4. Расходы на хранение документации.

Общепринятым мнением по вопросу о необходимых для бухгалтерии компьютерах является то, что это оборудование не требует большой мощности и поэтому может быть недорогим. При этом часто забывается тот непреложный факт, что оно должно быть абсолютно надежным. Поломка компьютера или сервера часто превращается в стихийное бедствие, вынуждающее, в лучшем случае, приостановить на время ремонта системы всю бухгалтерскую деятельность, а затем, в авральном порядке вводить данные в компьютер. Ремонт сервера иногда может длиться более недели, и документов накапливается достаточно. Сверхурочные часы либо оплачиваются, либо компенсируются за счет компании.

Хорошо, если после поломки удается восстановить данные, но так происходит далеко не всегда. Возможно, в результате придется полностью восстанавливать электронную версию за длительный период. Для этого, как правило, приходится привлекать специалистов со стороны, и такая работа обходится намного дороже, чем оплата регулярного бухгалтерского обслуживания.

Понимая это, многие компании используют в качестве бухгалтерского компьютера или сервера наиболее новую и дорогую технику, что правильно, но требует заметных финансовых затрат.

Не менее важен и человеческий фактор. Бухгалтер, работающий на компьютере, может просто не обратить внимание на признаки приближающейся поломки, очевидные для специалиста по компьютерам. Например, звук ломающегося вентилятора, охлаждающего процессор, может не насторожить его. А если дело происходит летом, в помещении без кондиционирования воздуха, и еще в жару, а работы у бухгалтера много, то беды не избежать. Обычный подход, вообще говоря, нормального человека - сначала подготовить срочный отчет, а потом заниматься ремонтом. Хорошо, если резервные копии документов готовятся грамотно и регулярно. Тогда просто можно обойтись покупкой нового оборудования, установкой на нем обычно нового программного обеспечения и доведением ограниченного объема данных.

Но для такой работы требуется тоже IT-специалист, системщик, который регулярно и достаточно часто проверяет состояние техники и решает возникающие проблемы. Системщик должен следить за правильностью соблюдения регламента подготовки резервных копий данных. Кроме того, он должен контролировать работу и состояние антивирусных программ. Как известно, не все программы отыскивают все вирусы. Обновления приходят с запозданием, и данные к моменту получения обновления могут быть уже утеряны. Системщик должен ежедневно отслеживать новости на соответствующих ресурсах и предупреждать возникновение проблем.

Кроме того, использование сторонних накопителей, игр или посещение сомнительных Интернет-ресурсов с бухгалтерского компьютера также должно быть предотвращено. Это также должно входить в функциональные обязанности системного администратора. Фактически часть его зарплаты (возможно, основная часть) должна быть отнесена на накладные расходы на бухгалтерию, а это постоянные, и, если специалист хороший, немалые средства.